Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Infra-Sync V.O.F. (“Infra-Sync”, “wij”) levert IT-diensten aan bedrijven: beheer van netwerken en digitale werkplekken, beveiliging, hosting van websites en applicaties, en softwareplatforms. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Voor de verwerkingen in deze verklaring is Infra-Sync de verwerkingsverantwoordelijke. Onze gegevens:

• Infra-Sync V.O.F.
• De Waal 34, 5684 PH Best
• KvK-nummer: 97098604
• E-mail: [email protected]
• Aanspreekpunt voor privacy: Marco van Beurden

2. Voor wie is deze verklaring

Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens van:

• bezoekers van onze website infra-sync.nl (hoofdstuk 3);
• mensen bij bedrijven die wij zakelijk per e-mail benaderen (hoofdstuk 4);
• klanten, hun contactpersonen en de gebruikers van onze platforms en portals (hoofdstuk 5);
• leveranciers en hun contactpersonen (hoofdstuk 6).

Persoonsgegevens die wij in opdracht van onze klanten verwerken, bijvoorbeeld bij hosting, bij het beheer van Microsoft 365 of andere werkplekomgevingen of in onze softwareplatforms, vallen niet onder deze verklaring: daarvoor is de klant verantwoordelijk en gelden de afspraken in de verwerkersovereenkomst met die klant.

3. Bezoekers van onze website

Welke gegevens

• Technische gegevens die je browser meestuurt als je onze website bezoekt: je IP-adres, datum en tijd, de pagina die je opvraagt en het type browser en apparaat.
• Gegevens die je zelf invult in het contactformulier of het offerteformulier: je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht, en bij een offerteaanvraag de dienst die je kiest en de toelichting die je geeft.
• Gegevens uit cookies en vergelijkbare technieken (zie hoofdstuk

Waarvoor en op welke grondslag

• De website veilig en goed laten werken en misbruik tegengaan. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website. Om spam via de formulieren tegen te gaan gebruiken we Google reCAPTCHA; daarbij gaan gegevens over je apparaat en je gebruik van de pagina naar Google.
• Je vraag of offerteaanvraag beantwoorden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden, en bij een offerteaanvraag het nemen van stappen op jouw verzoek voordat er een overeenkomst is.
• Statistiek en meting van advertenties, alleen als je daarvoor toestemming geeft (zie hoofdstuk 8). Grondslag: toestemming.

Bron: jijzelf en je browser.

Bewaartermijn

• Technische logbestanden bewaren we kort, in de regel 30 dagen.
• Berichten via de formulieren bewaren we zo lang als nodig is om je vraag af te handelen, en daarna niet langer dan 2 jaar na het laatste contact. Word je klant, dan gelden de termijnen uit hoofdstuk 5.

4. Bedrijven die wij zakelijk benaderen

Wij benaderen bedrijven per e-mail met een aanbod van onze IT-diensten. Heb je een mail van ons ontvangen, dan lees je hier hoe we aan de gegevens komen en wat we ermee doen.

Welke gegevens

• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer (als dat bekend is), vestigingsplaats of adres en website.
• Het e-mailadres waarop we het bedrijf benaderen. Dat is een algemeen contactadres dat het bedrijf zelf op de eigen website publiceert, zoals een info-adres. Soms is dat een adres bij een gratis maildienst, als het bedrijf dat op de eigen website als contactadres noemt. Persoonlijke e-mailadressen van medewerkers op het domein van het bedrijf slaan we niet op.
• Openbare technische gegevens over de website en het domein, zoals welke e-maildienst of welke websitesoftware het bedrijf gebruikt. Zo kunnen we een aanbod doen dat past.
• Waar en wanneer we het contactadres hebben gevonden (de webpagina en de datum).
• Wat er met onze mail gebeurt: verzonden, beantwoord, afgemeld of niet afgeleverd, en de reactie die je ons stuurt.

Waar komen de gegevens vandaan

We gebruiken twee openbare bronnen:

• de eigen openbare website van het bedrijf. Die websites vinden we via openbare zoekresultaten.

Het e-mailadres halen we altijd van de website van het bedrijf zelf.

Waarvoor

• Bedrijven benaderen met een zakelijk aanbod dat bij hen past.
• Bijhouden welke bedrijven we al hebben benaderd, zodat we niemand onnodig opnieuw mailen.
• Afmeldingen en bezwaren vastleggen en respecteren.

Grondslag

Ons gerechtvaardigd belang: het werven van nieuwe zakelijke klanten voor onze diensten. We hebben dat belang afgewogen tegen jouw privacy. Daarom gebruiken we alleen zakelijke gegevens die het bedrijf zelf openbaar heeft gemaakt, benaderen we alleen bedrijven, beperken we het aantal mails, staat in elke mail een afmeldlink en kun je altijd bezwaar maken (zie hoofdstuk 11).

Bewaartermijn

• Reageer je niet, dan verwijderen we de gegevens uiterlijk 12 maanden na onze laatste mail.
• Reageer je en willen we verder praten, dan bewaren we de gegevens zo lang als dat contact loopt. Word je klant, dan gelden de termijnen uit hoofdstuk 5.
• Meld je je af of maak je bezwaar, dan zetten we het e-mailadres, en als dat nodig is het domein, op een blokkeerlijst. Zo voorkomen we dat we je ooit opnieuw mailen. Die blokkeerlijst bewaren we blijvend, ook als je ons vraagt je gegevens te verwijderen. We bewaren daarop alleen wat nodig is om het adres of domein te herkennen.

Ontvangers: onze mails versturen we via Instantly, vanuit mailboxen bij Google Workspace. De gegevens staan verder in onze eigen systemen bij Amazon Web Services. Zie hoofdstuk 7.

5. Klanten en gebruikers van onze platforms

Welke gegevens

• Van contactpersonen van klanten: naam, functie en zakelijke contactgegevens.
• Bedrijfs- en factuurgegevens, offertes, overeenkomsten, facturen en betalingen.
• Correspondentie en supportverzoeken.
• Van gebruikers van onze platforms en portals: naam, e-mailadres, organisatie, rol en rechten, inloggegevens, en technische logbestanden over het gebruik en de beveiliging (zoals IP-adres, tijdstip en uitgevoerde actie).

Waarvoor en op welke grondslag

• De overeenkomst uitvoeren, support geven en facturen sturen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Onze administratie bijhouden. Grondslag: wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht.
• Gebruikersaccounts beheren en onze platforms beveiligen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij veilige systemen en, voor gebruikers die namens een klant werken, het gerechtvaardigd belang van ons en onze klant bij het leveren van de dienst.
• Klanten informeren over vergelijkbare diensten van Infra-Sync. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Afmelden kan altijd.

Bron: de klant zelf, de gebruiker zelf, of de organisatie waarvoor de gebruiker werkt (bijvoorbeeld als een beheerder van de klant een gebruiker aanmaakt).

Bewaartermijn

• Gegevens die onderdeel zijn van onze administratie, zoals facturen en overeenkomsten, bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
• Overige klant- en contactgegevens bewaren we zo lang als de klantrelatie loopt, en daarna niet langer dan nodig.
• Gebruikersaccounts bewaren we zo lang als het account bestaat.
• Technische logbestanden bewaren we kort, in de regel 30 dagen.

6. Leveranciers

Van leveranciers en hun contactpersonen verwerken we naam, functie, zakelijke contactgegevens, bestellingen, facturen en betalingen. Dat doen we voor inkoop, betalingen en onze administratie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting (administratie) en ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van contact met de contactpersoon. Gegevens die onderdeel zijn van onze administratie bewaren we 7 jaar; overige contactgegevens niet langer dan nodig.

7. Met wie delen wij gegevens

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wel schakelen wij dienstverleners in die gegevens voor ons verwerken. Dat zijn:

• Amazon Web Services (AWS): hosting van onze website, onze platforms en onze eigen systemen, inclusief de software waarmee we openbare websites van bedrijven lezen. Onze systemen draaien in de Europese Unie, hoofdzakelijk in de AWS-regio Frankfurt (Duitsland).
• Cloudflare: beveiliging en snelle levering van onze website en platforms.
• Microsoft (Microsoft 365): onze e-mail, agenda en documenten.
• Google (Google Workspace): de mailboxen waarmee wij zakelijke mails aan bedrijven versturen.
• Instantly: het platform waarmee wij zakelijke mails aan bedrijven versturen en de reacties en afmeldingen bijhouden.
• Auth0 (Okta): het inloggen op onze platforms en portals.
• Moneybird: onze boekhouding en facturen.
• Google (Google Analytics, Google Ads en Google reCAPTCHA): statistiek en advertentiemeting op onze website, alleen na je toestemming, en het tegengaan van spam via de formulieren.
• Paperclicks: bouw en beheer van onze website en ondersteuning bij onze online marketing.

Daarnaast geven we gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Instantly is gevestigd in de Verenigde Staten. Ook een aantal andere dienstverleners hierboven hoort bij een bedrijf uit de Verenigde Staten. Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

• Functionele cookies zijn nodig om de website te laten werken en om je cookiekeuze te onthouden. Die plaatsen we altijd.
• Statistiek- en marketingcookies, bijvoorbeeld van Google Analytics, Google Ads en ingesloten video’s, plaatsen we alleen als je daarvoor toestemming geeft in de cookiebanner. Je kunt je keuze altijd weer aanpassen of je toestemming intrekken via de cookie-instellingen op de website.

Welke cookies we precies gebruiken en hoe lang ze blijven staan, lees je in ons cookiebeleid: https://infra-sync.nl/cookie-policy-eu/.

Onze platforms en portals gebruiken alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en om je instellingen te onthouden, zoals je taal.

9. Beveiliging

We beveiligen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Bijvoorbeeld: versleutelde verbindingen, inloggen met meerdere factoren voor beheer, toegang alleen voor wie die voor het werk nodig heeft, het vastleggen van beheerhandelingen, regelmatige updates en back-ups. Geen enkele beveiliging is volledig, maar we doen wat redelijk is om je gegevens te beschermen. Merk je iets op dat op een beveiligingsprobleem lijkt, meld het dan via [email protected].

10. Geautomatiseerde besluitvorming

We gebruiken software, waaronder AI, om openbare websites van bedrijven te lezen en om in te schatten welke van onze diensten bij een bedrijf kunnen passen. We nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen of andere grote gevolgen voor je hebben.

11. Je rechten

Je hebt de volgende rechten:

• Inzage: je kunt opvragen welke gegevens we van je hebben.
• Rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten verbeteren of aanvullen.
• Wissing: je kunt vragen je gegevens te verwijderen, tenzij we ze moeten bewaren, bijvoorbeeld voor onze administratie. Voor de blokkeerlijst geldt hoofdstuk 4.
• Beperking: je kunt vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl we een verzoek beoordelen.
• Overdraagbaarheid: gegevens die je zelf aan ons hebt gegeven op basis van toestemming of een overeenkomst, kun je in een gangbaar bestandsformaat ontvangen of laten doorsturen.
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Tegen het gebruik voor direct marketing, zoals onze zakelijke mails, kun je altijd bezwaar maken. Dan stoppen we daar direct mee en zetten we je e-mailadres blijvend op onze blokkeerlijst, zodat je geen mails meer van ons krijgt.
• Toestemming intrekken: heb je toestemming gegeven, bijvoorbeeld voor cookies, dan kun je die altijd weer intrekken. Dat geldt vanaf dat moment.

12. Zo gebruik je je rechten

• Wil je geen zakelijke mails meer van ons? Klik op de afmeldlink in onze mail, of antwoord op de mail en laat weten dat je geen mail meer wilt ontvangen.
• Voor alle andere verzoeken mail je naar [email protected], of schrijf je naar Infra-Sync V.O.F., De Waal 34, 5684 PH Best.

We reageren binnen een maand. Is een verzoek ingewikkeld, dan kan dat langer duren, maar dan hoor je dat binnen een maand van ons. We kunnen je vragen te laten zien dat het verzoek echt van jou komt; we vragen daarbij niet meer gegevens dan nodig.

13. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. We lossen het graag samen op. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als onze diensten of de regels veranderen.